Slide Interpretasi ISO 9001:2015

Slide ini adalah penjelasan tentang Interpretasi Klausul ISO 9001:2015 dapat disimak dalam link https://www.youtube.com/watch?v=SBaqCHJGURs  dan apabila membutuhkan slide tersebut dalam bentuk powerpoint silahkan kirim e-mail. Terimakasih.

Filosofi ISO 9001

Filosofi ISO 9001:2008

Tulis Apa Yang Anda Kerjakan

Kerjakan Apa Yang Anda Tulis

Periksa dan Tinjau

Lakukan Peningkatan Berkelanjutan

Filosofi ISO 9001:2015

Apa Yang Terbaik Buat Perusahaan Itulah Yang Terbaik Buat Mutu

Evaluasi dan Tingkatkan

Contoh "Memahami Risiko Perusahaan"

Bahwa dengan telah ditetapkannya Visi dan Misi serta mempertimbangkan perubahan lingkungan eksternal maupun internal bisnis PT. X, yang berpotensi menimbulkan berbagai jenis risiko, maka perlu mengelola semua risiko tersebut secara sistematis dan terstruktur dalam rangka meningkatkan kepastian tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan. Pengelolaan risiko diperlukan dalam rangka penguatan penerapan Sistem Manajemen Mutu terkait dengan penegakan praktek bisnis dan dapat memberikan nilai tambah yang sesuai dengan harapan para stakeholders.

PT. X yang memproduksi dan memasarkan produk Y dalam operasinya tetap memperhatikan aspek mutu, memberikan kepuasan kepada pelanggan dan masyarakat melalui produk dan pelayanan yang berkualitas, mengutamakan keselamatan dan kesehatan kerja serta pelestarian lingkungan hidup. Untuk itu dalam menetapkan arah bisnis selalu mempertimbangkan faktor faktor risiko yang berpotensi merugikan perusahaan dengan terlebih dulu menganalisis risikonya. Dengan semakin banyaknya ketidakpastian serta cepatnya perubahan lingkungan usaha, baik internal maupun eksternal, maka akan berdampak kepada makin kompleksnya risiko usaha yang harus dihadapi perusahaan. Maka dalam rangka meningkatkan kemampuan perusahaan di dalam menghadapi setiap perubahan, penerapan manajemen risiko menjadi kebutuhan mutlak guna mengurangi dan mencegah terjadi kerugian yang mengganggu kelangsungan usaha.

Untuk dapat mengelola risiko yang mungkin terjadi, maka Kebijakan Manajemen yang dilakukan di PT.X. maupun di setiap unit kerja/anak perusahaan dengan menerapkan proses manajemen risiko dengan langkah langkah sebagai berikut :

1. Mendeteksi/mengidentifikasi risiko sedini mungkin pada setiap aktivitas yang berhubungan dengan bidang usaha yang ada.

2. Melakukan pengukuran tingkat / besarnya setiap risiko, dengan memperhitungkan besarnya dampak dan kemungkinan terjadinya peluang risiko.

3. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap sumber risiko dan penyebab terjadinya risiko, sebagai dasar untuk memetakan dan mengendalikan risiko yang signifikan.

4. Menyusun rencana strategi pengendalian terhadap risiko yang mempunyai prioritas tinggi/risiko signifikan.

5. Melakukan kegiatan strategi pengendalian risiko yang membahayakan kelangsungan hidup perusahaan.

6. Melakukan komunikasi, konsultasi, review dan pemantauan, risiko secara terus menerus, khususnya yang mempunyai dampak cukup signifikan terhadap kondisi perusahaan.

Pengelolaan Risiko Eksternal

Pengelolaan risiko eksternal adalah pengelolaan risiko yang berhubungan dengan lingkungan di luar PT X dan dapat diprediksi sejak awal, antara lain : (dapat dibuat Tabel Risiko)

-       lingkungan hukum,

-       kondisi sosial-budaya,

-       persaingan bisnis,

-       fluktuasi harga dan inflasi.

Sedangkan Risiko eksternal yang tidak dapat diprediksi sejak awal, antara lain :

-       perubahan politik nasional,

-       regulasi & perubahan kebijakan pemerintah,

-       termasuk hal-hal berupa perubahan iklim dan force majeure seperti bencana alam.

Dampak yang ditimbulkan oleh risiko eksternal antara lain berupa :

-       kerugian finansial,

-       penurunan reputasi perusahaan,

-       keterbatasan kesempatan manajemen untuk bertindak.

Strategi pengelolaan risiko yang paling sesuai adalah mitigasi risiko dengan meminimalkan risiko yang mungkin terjadi setelah operasional berjalan, yaitu:

1.     Antisipasi sejak dini dengan melakukan transfer risiko, yaitu mengasuransikan portofolio bisnis yang sedang berjalan.

2.      Memeriksa kembali target dan sasaran perusahaan secara realistis guna melakukan efisiensi sumber dana perusahaan.

3.     Melakukan negosiasi ulang terhadap pihak kreditur untuk cicilan pembayaran hutang jangka menengah dan jangka panjang.

Pengelolaan Risiko Internal

Pengelolaan risiko internal adalah pengelolaan risiko yang berhubungan dengan lingkungan di dalam PT X, yaitu : (dapat dibuat Tabel Risiko)

-       pengelolaan operasional terhadap bisnis yang sudah berjalan,

-       pengelolaan pembentukan usaha baru,

-       pengelolaan kerja sama operasi,

-       pengelolaan pemanfaatan teknologi baru/investasi,

-       pengelolaan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang serta

-       pengelolaan SDM.

Dampak yang ditimbulkan oleh risiko internal antara lain :

-       penurunan laba perusahaan,

-       penurunan kemampuan pendanaan perusahaan,

-       pelanggaran hukum,

-       penurunan produktifitas SDM dan

-       keterbatasan kesempatan manajemen untuk bertindak.

Strategi pengelolaan risiko yang paling sesuai adalah mitigasi risiko, yaitu meminimalkan risiko yang mungkin terjadi dengan cara :

1. Mendisiplinkan penggunaan anggaran yang ditetapkan sesuai Anggaran Perusahaan serta kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan.

2. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan bimbingan secara rutin terhadap bisnis yang sedang berjalan, bisnis baru dan kerjasama operasi, agar dapat mencapai target dan sasaran yang ditetapkan.

3. Melaksanakan tata kelola perusahaan secara benar dengan mentaati kepatuhan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku untuk setiap aktifitas yang akan dijalankan.

4. Melakukan penempatan SDM yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya serta memberlakukan sistem renumerasi dan perencanaan karir yang transparan. 

Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 6

Contoh "Komitmen dengan Stakeholders"

Manajemen memahami dan sadar bahwa perusahaan hanya dapat menjalankan dan meneruskan misi dan mencapai visi jika kita mengerti, bertanggung jawab dan menjaga keseimbangan empat kebutuhan pokok dari stakeholders dalam bisnis kita yakni pelanggan, pekerja, pemegang saham, dan komunitas.

                                            

Panduan dasar kita yang berhubungan dengan stakeholders adalah :

Pelanggan:

a.  Untuk memberikan nilai tambah produk dengan konsisten memenuhi standar dan spesifikasi yang telah disetujui.

b. Hanya menerima kontrak jika kita yakin kita dapat memenuhi persyaratan pelanggan kita dan dimana persyaratan itu sesuai dengan keahlian dan aktifitas bisnis kita.

Pekerja:

a.  Untuk memastikan bahwa lingkungan dan kondisi kerja dapat digunakan untuk bekerja secara efektif, aman dan higienis bagi semua pekerja.

b. Untuk memberikan suasana dimana pekerja diberikan kesempatan untuk memaksimalkan potensi mereka dan untuk berpartisipasi dalam operasional bisnis.

Pemegang Saham:

a.  Memimpin bisnis kita sesuai dengan semua persyaratan yang sah dan untuk moral tertinggi dan standar etika.

b. Untuk merencanakan dan melakukan semua peluang bisnis dengan cara professional, dengan mempertimbangkan resiko terhadap terhadap laba.

c. Untuk melakukan perencanaan dan peningkatan yang progresip dalam menghasilkan laba kepada laba.

Komunitas:

a.  Untuk menciptakan kesempatan kerja untuk komunitas setempat.

b. Untuk meminimalisasi kerusakan yang diciptakan oleh bisnis terhadap lingkungan sekitar.

Sistem manajemen mutu kita adalah sarana untuk memenuhi keinginan stakeholder dengan pelaksanaan yang konsisten dan efektif dengan menyediakan program untuk perbaikan secara terus menerus, dalam semua area/proses operasi.

Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 4.2

Contoh "Konteks Organisasi"

Dalam rangka mencapai Visi dan Misi Perusahaan serta ditetapkan Kebijakan Mutu maka dalam pencapaian kemajuan organisasi, diarahkan pada :

1.  Pengelolaan perusahaan yang sehat dan pada jalur yang benar.

2.  Meningkatkan penambahan modal baik dari setoran pemilik dan penambahan laba usaha.

3.  Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, terdidik, profesional dan memiliki dedikasi yang tinggi bagi kemajuan perusahaan.

4.  Meningkatkan peran teknologi informasi dalam mendukung proses dan kualitas pengambilan keputusan khususnya bagi top manajemen dalam menyelesaikan permasalahan dan membantu pekerjaan dengan lebih efektip dan efisien.

5.  Meningkatkan kualitas pekerjaan yang dapat menciptakan tingkat kepuasan yang tinggi kepada pelanggan.

6.  Meningkatkan pelayanan yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sejalan dengan kondisi persaingan di dunia jasa kontruksi semakin ketat, maka Perusahaan/Organisasi harus  lebih memetakan kondisi perusahaan saat ini. Salah satunya dengan melalukan analisis SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat) yaitu analisis mengenai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi internal organisasi, serta analisis mengenai peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi eksternal organisasi.

ANALISIS SWOT

a.     Kekuatan ( Strengths )

1.    Memiliki jaringan cabang yang luas di seluruh daerah Propinsi X

2.    Memiliki SDM yang loyal, potensial dan dengan kualitas baik.

3.    Memiliki jajaran menajemen yang berdedikasi.

b.    Kelemahan ( Weaknesses )

1.    Koordinasi dan komunikasi terbuka belum berjalan optimal.

2.    Sistim informasi dan teknologi belum memadai

3.    Banyak melakukan outsourcing

c.     Kesempatan (Oportunities )

1.    Kondisi perekonomian Propinsi X sedang bagus

2.    Semangat bersama membangun daerah sdalam rangka meningkatkan nilai tambah bagi kesejahteraan  masyarkat secara menyeluruh.

3.    Wilayah propinsi X luas serta memiliki banyak pulau-pulau dan pedesaan

d.    Tantangan / Ancaman (Threats)

1.    Semakin banyak yang bisnis di bisnis maka persaingan semakin tajam.

2.    Pelangga akan semakin kritis dalam memilih perusahaan yang terbaik.

3.    Sulitnya perizinan dalam industri ini.

Berdasarkan hasil analisis SWOT sebagaimana disebutkan diatas maka organisasi,  manajemen dan sumber daya manusia pada Perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang siap bersaing dan mempunyai kemampuan di dalam menjalankan penerapan manajemen mutu guna menjaga kelangsungan usaha dan melaksanakan pekerjaan sesuai lingkup perusahaan serta mampu mencapai sasaran-sasaran organisasi selama 3 – 5 tahun ke depan dalam memenuhi kebutuhan dan harapan dari para stakeholder.

Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 4.1